Kontrollutvalget i Nord-Fron avdekker svak innkjøpskontroll
En forvaltningsrevisjon av anskaffelser i teknisk sektor viser at Nord-Fron kommune mangler en oppdatert innkjøpsstrategi og ikke alltid dokumenterer avtaler skriftlig. Kontrollutvalget vedtok enstemmig å sende rapporten videre til kommunestyret.
Kontrollutvalget i Nord-Fron kommune behandlet 15. september en forvaltningsrevisjonsrapport om anskaffelser innen teknisk sektor, utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS. Forvaltningsrevisor Anne Hjelmstadstuen Jorde presenterte rapporten i møtet.
Mangler oppdatert strategi
Revisjonen peker på flere svakheter i kommunens internkontroll for innkjøp. Kommunen bør blant annet fullføre arbeidet med å revidere innkjøpsstrategien, som bør oppdateres i tråd med dagens organisering og de nye kravene i anskaffelsesregelverket som trådte i kraft 1. juli 2026. Fra samme dato plikter kommuner å ha en anskaffelsesstrategi som ivaretar samfunnshensyn, og den skal gjøres offentlig tilgjengelig.
Revisjonen anbefaler også en egen handlingsplan for innkjøp med konkrete tiltak, ansvar og frister, samt oppdaterte rutiner for ulike typer anskaffelser – direktekjøp, konkurranser, avrop på rammeavtaler og kontraktsoppfølging. I tillegg bør kommunen få skriftlige rutiner for risikovurdering og kontroll med at regelverket etterleves, og tydeliggjøre hvem som har ansvar for de ulike delene av innkjøpsprosessen.
Ikke alltid dokumentert skriftlig
På gjennomføringssiden anbefaler revisjonen at anskaffelser under den nasjonale terskelverdien i større grad baseres på konkurranse, og at alle slike anskaffelser dokumenteres skriftlig – inkludert vurderingen av konkurranseform og de sentrale beslutningene som tas underveis. Kommunen bør også etablere rutiner for å følge opp rammeavtaler, med kontroll av avtaleperiode, maksimal verdi, ansvar for avrop og samlet forbruk.
Under behandlingen ble det pekt på at innkjøpsstrategien bør revideres minst én gang i hver kommunestyreperiode. Kontrollutvalget stilte spørsmål som ble besvart i møtet, og vedtok enstemmig å legge rapporten fram for kommunestyret med en innstilling om at kommunedirektøren følger opp anbefalingene, og at det rapporteres tilbake når en ny innkjøpsstrategi er utarbeidet.
Rettet feil i tidligere protokoll
Møtet startet med godkjenning av protokollen fra møtet 10. juni. Der ble det oppdaget en feil: Tone Tamburstuen hadde stått oppført med forfall, selv om hun deltok i møtet. Protokollen ble rettet på dette punktet og deretter godkjent enstemmig.